Conform legislatiei in vigoare, orice firma trebuie sa aiba un contabil care sa administreze tot ceea ce tine de partea financiara. La firmele mici lucrurile sunt destul de simple, insa la firmele cu multi angajati si cu foarte multe relatii comerciale, activitatea contabila ajunge destul de stufoasa. Este nevoie, asadar, de contabili cu o pregatire foarte buna si de un program de contabilitate bun.
Optiunile privind programele de contabilitate sunt foarte multe. Exista deopotriva programe gratuite de contabilitate si programe contra cost si de cele mai multe ori, toate fac o treaba foarte buna.
Tocmai de aceea, alegerea celui mai bun program de contabilitate (bedste regnskabsprogram) trebuie sa se faca in functie de cateva criterii.
Care sunt lucrurile care trebuie sa decida achizitia unui program de contabilitate?
Cei de la regnskabspiloten.dk au facut o lista cu cele mai importante criterii:
Conditiile de utilizare. Este foarte important ca un program de contabilitate sa permita cateva zile de utilizare gratuita sau chiar o utilizare gratuita pe termen nelimitat, in limita unui anumit numar de operatiuni. Citirea atenta a termenilor si conditiilor este foarte importanta, chiar daca programul este gratuit. In general, odata inceputa utilizarea unui program de contabilitate, sunt sanse mari sa fie folosit si dupa ce afacerea ajunge sa creasca.
Optiunile. Este important sa se poata elibera facturi, chitante, avize de insotire a marfii, jurnale de vanzari, rapoarte si tot felul de alte documente care pot usura munca contabila. De asemenea, traducerea automata a facturilor poate sa fie o optiune necesara.
Interfata. Conteaza foarte mult si modul in care arata si poate sa fie utilizata aplicatia. Interfata trebuie sa poata fi utilizata usor, sa aiba rubrici cat mai clare si concise si sa poata i folosita atat pe desktop, cat si pe mobil. Este bine sa existe un manual de utilizare cat mai explicit.
Siguranta datelor. Un alt criteriu esential este legat de siguranta datelor. Este o conditie indispensabila pentru un program de contabilitate. In termenii aprobati in momentul in care se deschide un cont trebuie sa se precizeze cat se poate de clar ca datele furnizate catre aplicatie sunt confidentiale si ca nu pot fi folosite in alte scopuri decat cele acceptate de client.
Costurile. Chiar daca utilizarea aplicatiei este gratuita pentru o perioada sau pentru un anumit volum de documente, este bine sa se analizeze cu atentie costurile ulterioare. O firma mica poate sa ajunga mare si cu siguranta va plati pentru aplicatiile pe care le foloseste. Costurile trebuie sa fie decente, in perfect echilibru cu serviciile oferite.
Suportul. Nu in ultimul rand, trebuie sa se caute un program cu suport cat mai bun. In cazul unor probleme, raspunsurile trebuie sa fie rapide si eficiente.
Programul de contabilitate este extrem de important si poate sa aiba un cuvant important de spus in evolutie unei firme, asa cum precizeaza cei de la C5. Chiar daca persoanele care fac contabilitatea se pot schimba, programul va pastra toate datele intacte si va usura foarte mult munca administratorilor, asadar, este bine sa fie ales cu cea mai mare atentie.